Uns erreichen öfters Fragen wie genau die automatische Datensicherung mit Outlook Backup Assistant funktioniert. Wir möchten das Thema daher hier noch einmal kurz aufgreifen und erklären.
Erstellen einer Parameterdatei
Für die Ausführung einer automatischen Datensicherung benötigt der Outlook Backup Assistant eine Parameterdatei. In dieser Datei werden alle Informationen gespeichert, die der Outlook Backup Assistant für die Erstellung eines Backups benötigt (was soll gespeichert werden, wo soll die Sicherung abgelegt werden, etc.).
Outlook Backup Assistent Hauptseite
Erstellt wird eine Parameterdatei mit Hilfe des Outlook Backup Assistant im Dialog für die automatische Sicherung. Dieser wird von der Hauptseite des Programms aus über die Schaltfläche „Automatische Sicherung“ aufgerufen.
Der Dialog für die automatische Sicherung gleicht dem Dialog für die manuelle Sicherung fast in allen Details. Hier kann wie gewohnt ausgewählt werden, welche Outlook Daten gesichert werden sollen und wo die Sicherung angelegt wird. Am Ende des Dialogs wird die Sicherung jedoch nicht direkt gestartet, sondern die zuvor vorgenommen Einstellungen werden nun in einer Parameterdatei gespeichert.
Ausführen einer automatischen Sicherung mit Hilfe einer Parameterdatei
Nachdem nun alle Einstellungen für die automatische Sicherung in der Parameterdatei hinterlegt wurden kann hiermit einfach und bequem ein Backup gestartet werden. Der einfachste Weg ist es die Parameterdatei direkt per Doppelklick aufzurufen. Hierauf startet der Outlook Backup Assistant und beginnt umgehend mit der Sicherung der zuvor ausgewählten Daten.
Alternativ kann die eine Parameterdatei auch automatisch ausgeführt werden. Für die Ausführung nach einem bestimmten Zeitplan (z.B. „Backup alle 5 Stunden“) benötigt man ein zusätzliches Programm wie z.B. den Windows Taskplaner. Eine Anleitung zum Aufruf einer Parameterdatei durch den Windows Taskplaner findet sich in der Hilfe des Outlook Backup Assistant.
Der Windows Taskplaner ist sehr umfangreich und benötigt daher etwas Übung für den richtigen Umgang. Weniger mächtig aber dafür sehr einfach in der Bedienung ist hingegen der TaskWizard von der Firma ASCOMP.
Optionen des OBA Outlook AddIns
Seit der Version 3 gehört zudem ein eigenes Outlook AddIn zum Outlook Backup Assistant. Dies ist ein kleines Zusatzprogramm, dass direkt in Outlook integriert wird und dort die Zusammenarbeit mit Outlook Backup Assistant vereinfacht. Im Optionsmenü von Outlook können Sie die Einstellungen des AddIns verändern und so automatische Sicherungen bei bestimmten Outlook Aktionen auslösen. So kann z.B. immer dann automatisch gesichert werden, wenn Outlook 5 mal gestartet wurde.
