Auf jedem durchschnittlichen Bürorechner sammeln sich an einem normalen Arbeitstag dutzende oder gar hunderte neue ein- und ausgehende E-Mails. Auch im privaten Umfeld sieht es nicht viel anders aus. Damit der Posteingang nicht überquillt und man in der stetig steigenden E-Mailflut nicht untergeht ist eine gutes Ablage- und Ordnungssystem unerlässlich.
Der folgende Artikel deckt einige „Sünden“ bei der E-Mailverwaltung auf und zeigt wie man mit Hilfe einiger weniger Regel und Tricks den Kampf gegen das Chaos gewinnt. Mit ein wenig Disziplin und einigen wenigen Kniffen ist dies wesentlich einfach als manch einer vielleicht denkt.
Vorab:
Die Funktionen und Prinzipien um Ordnung unter seine E-Mails zu bringen sind in jedem aktuellen E-Mailprogramm sehr ähnlich oder sogar gleich. Die nachfolgenden Tipps und Hinweise können also grundsätzlich mit jedem E-Mailprogramm umgesetzt werden.
Der Posteingang – Wegen Überfüllung geschlossen
Im echten Leben ist alles so einfach: Die Post landet auf dem Schreibtisch, wird gelesen, bearbeitet und nach getaner Arbeit in die entsprechenden Ablagen verteilt. Würden stattdessen alle Briefe liegen bleiben wo sie angekommen sind wäre vom Schreibtisch bald nicht mehr viel zu sehen. An vernünftiges Arbeiten wäre nicht mehr zu denken.
Wenn dies im echten Leben so einfach und einleuchtend ist, warum gehen dann viele Nutzer mit ihrem digitalen Schreibtisch und dem E-Mailpostfach genau den umgekehrten weg? Hier wird der Posteingang als großes Sammelbecken verwendet in den sich nach und nach die E-Mails türmen. Das hier nach kurzer Zeit der Überblick verloren geht ist kein Wunder.
Tipp 1:
Der Posteingang ist eine Durchgangsstelle und kein Sammelordner. Die E-Mails im Posteingang sollten als offene Punkte einer ToDo-Liste betrachtet werden. Wurden die E-Mails bearbeitet/gelesen/beantwortet sollten Sie in eine entsprechende Ablage verschoben werden.
Sind im Posteingang immer nur die aktuellen und noch zu bearbeitenden E-Mails vorhanden lässt sich auf einen Blick erkennen welche Arbeit noch getan werden muss. Alle erledigte Arbeit lässt sich dann übersichtlich in Unterordnern ablegen.
Unterordner – Der Lange Pfad zum Ziel
Unterordner schaffen Ablagefläche außerhalb des Posteingang. Hiermit lässt sich sehr leicht Ordnung schaffen um z.B. E-Mails getrennt nach verschiedenen Projekten, Aufgaben oder Kategorien aufzubewahren. Wie so oft gilt aber auch hier „Weniger ist Mehr„.
Tipp 2:
Unterordner sind ein einfaches Instrument um Ordnung zu schaffen. Es sollte aber nicht übertrieben werden. Muss man sich erst durch lange und verschachtelte Ordnerpfade klicken um eine E-Mail zu finden ist nichts gewonnen. Als Richtwert gilt eine Sortierung mit höchstens drei Ebenen als optimal.
Die Reihenfolge der Ordner selbst bestimmen
Alle E-Mailprogramme zeigen die erstellte Ordner in alphabetischer Reihenfolge an, was nicht immer optimal ist. Befinden sich besonders viele E-Mails im Ordner für den Kunden „Z“ muss unnötig weit scrollt werden. Es spart daher Zeit wenn die Reihenfolge der Ordner selbst bestimmt und häufig genutzte Ordner weiter oben angeordnet werden.
Tipp 3:
Ein einfacher Trick um die Reihenfolge der Ordner zu beeinflussen ist diese zu nummerieren. Auf diese Weise lässt sich leicht eine Reihenfolge festlegen und auch nachträglich leicht ändern.
Filterregeln – Fluch und Segen
Die E-Mails aus dem Posteingang zu sortieren und in den korrekten Ordnern abzulegen kann eine mühsame Aufgabe sein. Jedes aktuelle E-Mailprogramm bietet die Möglichkeit diese mit Hilfe von Filterregeln automatisch zu erledigen. Anhand eingestellter Kriterien wie z.B. Absender oder bestimmten Wörter im Betreff werden die E-Mails dann ganz automatisch in die Ordner verteilt.
Filterregeln sind ein mächtiges Instrument die nach einmaliger Einrichtung viel Arbeit sparen können. Ebenso können Sie bei falscher Einrichtung aber auch viel zusätzliche Arbeit verursachen.
Sind die Filterbedingungen zu allgemein werden ggf. zu viele E-Mails erfasst. Sind die Bedingungen hingegen zu streng werden ggf. nicht alle betroffenen E-Mails erkannt und die Sortierung ist nicht vollständig. In beiden Fällen werden E-Mails in Ordner einsortiert wo diese gar nicht hin gehören. Dies verursacht also Unordnung statt diese zu beseitigen.
Ebenso muss bei Filterregeln auf Überschneidungen geachtet werden. Gibt es mehrere Regeln die auf eine E-Mail zutreffen ist meistens die Reihenfolge der Regeln entscheidend. Dies muss bei der Erstellung der Regeln unbedingt beachtet werden.
Tipp 4:
Filterregeln sollten sehr genau geprüft und nur wohl dosiert eingesetzt werden. Richtig eingestellt sparen sie viel Arbeit. Fehlerhafte Regeln können ein sortiertes Postfach jedoch leicht ins Chaos stürzen.
Tipp 5:
Es sollten keine Filterregeln verwendet werden, die E-Mail direkt beim Eintreffen aus dem Postausgang verschieben. Dies würde Tipp 1 widersprechen der empfiehlt den Posteingang als ToDo-Liste zu verwenden. Werden die E-Mails direkt verschoben können diese ggf. übersehen werden. Es ist daher besser erst alle E-Mails im Posteingang zu empfangen und den Filter erst nach der Bearbeitung manuell auszulösen.
Suchordner – Mehr Überblick durch moderne Technik
Eine sehr hilfreiche Funktion ist vor allem in den neueren Versionen der E-Mailprogramme zu finden: Die so genannten Suchordner.
Diese Funktion kombiniert sehr geschickt die Vorteile von Unterordnern und Filterregeln ohne die jeweiligen Nachteile zu übernehmen. Wie bei Filterregeln muss bei einem Suchordner ein Satz von Bedingungen definiert. Der Suchordner sammelt dann E-Mails zusammen die diesen Bedingungen entsprechen und zeigt diese zusammen an. Die betroffenen E-Mails können dabei aus beliebigen Ordnern stammen. Wichtig ist, dass die E-Mails nicht tatsächlich in den Suchordner verschoben, sondern lediglich darin angezeigt werden.
Tipp 6:
Suchordner sammeln E-Mails anhand beliebiger Kriterien ohne diese tatsächlich zu verschieben. Hiermit lassen sich E-Mails also filtern ohne bei falschen Einstellungen Unordnung verursachen zu können.
Gesendete und empfangene Objekte nicht trennen
Die meisten E-Mailprogramme so vor, dass gesendete und empfangene E-Mails in unterschiedlichen Ordnern gespeichert werden. Auf den ersten Blick scheint dies Ordnung zu bringen. Beim zweiten Blick stellt man jedoch fest dass hierdurch Überblick verloren geht.
Tipp 7:
Gesendete und empfangene E-Mails sollten in einem Ordner gespeichert werden. Hier durch lässt sich auf einen Blick erkennen, in welcher Reihenfolge die Korrespondenz abgelaufen ist und auf welche Nachricht welche Antwort erfolgt ist.
Sind gesendete um empfangene E-Mails im gleichen Ordner untergebracht bieten viele Programme zudem die Möglichkeit mit der so genannten Thread-Darstellung den genauen Verlauf von Antwort und Gegenantwort zu verfolgen.
Das Postfach entlasten – Alte E-Mails archivieren
Jedes Ordnungssystem stößt an seine Grenzen, wenn die Menge der verwalteten Daten immer Größer wird. Das System sollte daher regelmäßig nach alten und nicht mehr benötigten Daten durchforstet werden.
Tipp 8:
Wird nur noch selten auf bestimmte E-Mails zugegriffen sollen diese aus dem unmittelbaren Zugriff entfernt werden. Die Ordnung der häufig und regelmäßig verwendeten Nachrichten wird dadurch schlanker und kompakter. Viele E-Mailprogramme bieten die Möglichkeit ältere Elemente automatisch in ein Archiv zu verschieben. Wie bei den Filterregeln sollte man aber auch mit dieser Funktion bewusst und sparsam umgehen um nicht mehr zu schaden als zu nutzen.
Vorhandene Funktionen nutzen – Ihr E-Mailprogramm kann mehr als Sie denken
Das Problem die Übersicht über die E-Mails zu erhalten ist nicht neu. Neben den bereits vorgestellten Funktionen die in allen aktuellen E-Mailprogrammen vorhanden sind bieten die Programme daher meist noch zusätzlich, individuelle Lösungen an. In Outlook sind diese z.B. die Verwendung von Kategorien oder die Funktionen für die Wiedervorlage.
Tipp 9:
In vielen Programmen schlummern praktische Funktionen die nur von wenigen Nutzern verwendet werden. Mit ein wenig Fleiß kann man sich schnell hiermit vertraut machen. Eine halbe Stunde investierte Zeit zahlt sich somit schnell in endlichen Stunden gesparter Arbeit aus.
Raus mit dem Müll
Keine Ordnung bleibt lange erhalten wenn diese permanent mit nutzlosen und unerwünschten Nachrichten überschwemmt wird. Der letzte Tipp sollte daher eine Selbstverständlichkeit sein!
Tipp 10:
Unbedingt einen Spamfilter verwenden!
Tolle Tipps! Herzlichen Dank!
Ab der Outlook-Version gibt es die Möglichkeit, die Emails mit Wiedervorlage oder Nachverfolgung zu kennzeichnen. Dadurch kann ich die Emails durch eine Regel auch in einem Ordner verschieben und gleichzeitig zur Wiedervorlage mit einem bestimmten zeitlichen Abstand markieren.
Danke für Ihre praktischen Tipps!
Otmar Witzgall
Der wichtigste Tipp ist der mit der Nummer 7! Da bietet es sich an, je Vorgang einen neuen Ordner anzulegen, der nach Erledigung komplett in einen „erledigt“-Ordner verschoben wird. Damit hat man alle Mails zu einem Vorgang auf einen Blick. Die Ordner-Such-Funktion beispielsweise bei Lotus Notes hilft, um ganze Vorgänge wiederzufinden.
Mein Vorschlag für eine Ordnerbezeichnung – beispielsweise:
2012 0522 2026 Anfrage 12345 Kundenname
… für einen Vorgang, der mit einer Mail vom 22.05.2012, 20:26 Uhr beginnt.