Eine Frage die uns sehr häufig und regelmäßig erreicht betrifft den Speicherplatz den Outlook verbraucht. Viele Nutzer wundern sich, dass die PST-Dateien von Outlook auch dann nicht kleiner werden, wenn viele E-Mails mit großen Anhängen gelöscht wurden. Die Ursache dieses Phänomens liegt im Aufbau der PST-Dateien und dem System wie Outlook seine Daten darin verwaltet.
Funktion einer PST-Datei
Die PST-Dateien sind der Hauptspeicher von Outlook. Hier werden E-Mails, Kontakte, Termine, Notizen, etc. (kurz, alle Hauptdaten von Outlook) gespeichert. In der Standardkonfiguration verwendet Outlook nur eine PST-Datei, es spricht jedoch nichts dagegen mehrere Dateien zu verwenden und so z.B. private oder geschäftliche Daten zu trennen.
Durch die Vielzahl von Daten die in einer PST-Datei abgelegt werden wird diese recht schnell sehr groß. Mehrere hundert MB sind keine Seltenheit und bei regem Mailverkehr kann die Größe auch leicht auf mehrere Gigabyte steigen.
Um den Speicherverbrauch zu begrenzen sollten regelmäßig alte und nicht mehr genutzte Daten aus der PST-Datei entfernt werden. Dies kommt nicht nur dem Speicherplatz zu gute sondern beschleunigt auch die Arbeit von Outlook. Mit dem Löschen ungenutzter Daten oder dem Verschieben alter E-Mails in ein Archiv alleine ist es jedoch nicht getan. Das sich die Dateigröße einer PST-Datei hierduch nicht verändert liegt an ihrem internen Aufbau.
Aufbau einer PST-Datei
Um zu verstehen warum eine PST-Datei durch das Löschen von Daten nicht kleiner wird, ist es hilfreich sich die Datei als Aktenschrank vorzustellen.
In diesem Aktenschrank gibt es verschiedene Bereich in denen unterschiedliche Daten wie E-Mails, Termine oder Adressen abgelegt werden. Da in der Regel nicht nur ein paar Datensätze verwaltet werden, sondern hunderte Termine und tausende E-Mails, enthält der Aktenschrank zusätzlich ein Inhaltsverzeichnis, in dem jeder enthaltene Datensatz vermerkt ist.
Sucht man nun eine bestimmte E-Mail oder will alle Termine des letzten Monats auflisten genügt zunächst ein Blick ins Inhaltsverzeichnis. Erst wenn die E-Mail oder ein konkreter Termin tatsächlich aufgerufen werden soll, öffnet man das zugehörige Ablagefach das hierfür im Inhaltsverzeichnis hinterlegt ist. Mit Hilfe des Inhaltsverzeichnisses kann also sehr schnell auf Elemente zugegriffen werden ohne den gesamten Aktenschrank durchsuchen zu müssen.
Wird nun ein Element gelöscht, wird dieses nicht aus dem Aktenschrank entfernt. Stattdessen entfernt Outlook nur den Verweisen im Inhaltsverzeichnis. Durch das Löschen des Verweises ist das Element für Outlook unsichtbar und gelöscht. Da die Daten aber nach wie vor im Aktenschrank vorhanden sind, hat sich dessen Größe nicht verändert, die PST-Datei ist also nicht kleiner geworden.
Komprimieren einer PST-Datei um Speicherplatz frei zu geben
Aus dem zuvor beschriebenen Grund hat das Löschen von Daten keinen Einfluss auf die Größe einer PST-Datei. Wie kann Outlook aber nun dazu gebracht werden die gelöschten Daten tatsächlich zu entfernen und so wirklich Speicherplatz freizugeben? Die Lösung hierfür heißt Komprimierung.
Ein Rechts-Klick auf den Eintrag einer PST-Datei in der Ordnerleiste öffnet das zugehörige Kontextmenü. Hier für der Menüpunkt „Eigenschaften für [name -der-PST-Datei]“ zur Verwaltung der PST-Datei. Ein Klick auf „Erweitert“ für zu den Detail der PST-Datei und somit auch zu der Schaltfläche „Jetzt komprimieren„.
Bei der Komprimierung durchsucht Outlook die PST-Datei nach allen Datensätzen zu denen kein Verweis im Inhaltsverzeichnis mehr existiert, also nach allen gelöschten Daten. Alle gefundenen Daten werden nun tatsächlich aus der PST-Datei gelöscht und somit Speicherplatz freigegeben.
Der Prozess der Komprimierung kann je nach Umfang der PST-Datei einige Minuten dauern. Nach Abschluss der Komprimierung sollte die Datei von allem überflüssigen Ballast befreit worden sein und somit deutlich an Größe verloren haben.
Je kleiner eine PST-Datei, desto einfacher und schneller kann Outlook damit arbeiten. Man sollte sich daher angewöhnen die Komprimierung regelmäßig auszuführen.
Vielen Dank für die Beschreibung – die riesigen pst-Dateien haben mich als Laptop-Nutzer schon länger geärgert!
Meine Datei ist derzeit 3GB groß.
Wenn man 60MB in ein anderes Archiv überträgt, reduziert Outlook seine originale 3GB-Datei jedoch nur um vielleicht 10%, also 6MB, nachdem man auf „komprimieren“ geht.
Irgend jemand sagte aber auch, dass 2GB eine magische Grenze seien, wo überhaupt noch komprimiert wird.
Wie löse ich nun das Problem dass sie wirklich kleiner wird ???
Da dieser Post schon etwas älter ist: aus meiner Sicht haben PST-Dateien insbesondere bei Geschäfts-Emailaccounts in der Regel bereits mehrere GByte und die Kompression dauert in der Regel nicht nur wenige Minuten sondern eher mehrere Stunden.