Zwar stolpert jeder Outlook-Nutzer früher oder später über die Begriffe PST-Datei, Persönliche Ordner, Datendatei, etc. Bei der Supportarbeit für unsere Programme zeigt sich jedoch oft, dass viele Nutzer nicht wissen was sich hinter diesen Begriffen verbirgt und welche Konzepte mit diesen verbunden sind.

Wie jedes gute Programm kann man zwar auch mit Outlook problemlos arbeiten ohne die Technik dahinter bis ins Details zu kennen. Um seine Daten in Outlook sinnvoll organisieren und verwalten zu können ist es jedoch von Vorteil zu verstehen wie Outlook die Daten ablegt, speichert und verwaltet.

Dieser Artikel versucht daher die Art und Weise wie Outlook mit den Daten des Nutzers umgeht in möglichst einfachen Wort zu beschreiben.

Die PST-Datei – oder der Aktenschrank im Outlook-Büro

Komplizierte Sachverhalte lassen sich am einfachsten anhand von Beispielen und Analogien aus dem Alltagsleben erklären und nachvollziehen. So lässt sich die Datenverwaltung von Outlook ganz einfach verstehen, wenn man sich Outlook als Büro vorstellt:.

Im Outlook-Büro laufen alle Leitungen zusammen, verschiedene Dokumente werden erstellt, verschickt, empfangen und abgelegt. Um Ordnung zu halten wird hier natürlich ein gutes Ablagesystem gebraucht. Im realen Büro wäre dies ein Aktenschrank in dem alle Dokumente sauber abgelegt werden können. Outlook nutzt für diesen Zweck eine PST-Datendatei. PST steht hierbei für personal Store (engl. für persönlicher Speicher/Ablage).

Dieser Aktenschrank (=die PST-Datei) ist der zentrale Ablageort im Büro (=in Outlook). Hier gibt es Fächer in denen die Akten sauber in verschiedenen Ordnen abgelegt werden, ein Register für Adressen, das Telefonverzeichnis, den Kalender für die Terminverwaltung, etc.

Um geordnet arbeiten zu können benötigt jedes Büro mindestens einen solchen Aktenschrank. Es spricht jedoch nichts dagegen mehre Schränke zu verwenden um so z.B. die Dokumente von der Arbeit getrennt von privaten Unterlagen abzulegen und zu verwalten.

Zurück in Outlook bedeutet dies also, das Outlook immer mindestens eine PST-Datei benötigt um korrekt arbeiten zu können. Beim ersten Start von Outlook wird daher automatisch eine PST-Datei erstellt und im System unter dem Namen Outlook.pst gespeichert. In Outlook erscheint der Inhalt einer PST-Datei in der Ordnerleiste. An erster Stelle steht hier die Bezeichnung der Datei die bei der automatisch erzeugten Datei immer „Persönliche Ordner“ lautet.

In den verschiedenen Ordern der PST-Datei (=den Fächern des Aktenschrankes) speichert Outlook dann alle E-Mails, Kontakte, Termine, Notizen, etc. Diese Hauptdaten von Outlook sind also nicht getrennt in verschiedenen Dateien und Formaten gespeichert sondern befinden sich alle zentral in der PST-Datei.

Verwaltung der PST-Dateien in Outlook

Wie bereits im Bürobeispiel erklärt ist immer mindestens ein Aktenschrank, also eine PST-Datei notwendig. Darüber hinaus kann Outlook jedoch beliebig viele zusätzliche PST-Dateien anlegen und nutzen. So kann z.B. eine PST-Datei genutzt werden um alle geschäftlichen Dokumente zu verwalten während eine andere PST-Datei alle Privaten E-Mails, Termine und Kontakte aufnimmt.

Verwaltet werden die in Outlook aktiven PST-Dateien über die „Datendateiverwaltung„. Diese lässt sich je nach Outlook-Version unterschiedlich erreichen.

Outlook 2002 (XP) bis Outlook 2007 bieten das Menü „Datei\Datendateiverwaltung“ um die Verwaltung der PST-Dateien aufzurufen. In Outlook 2010 findet sich die Datendateiverwaltung im Menü „Datei\Informationen\Kontoeinstellungen...“ auf dem Reiter „Datendateien“.

In Outlook 2000 und älteren Outlook-Versionen steht die Datendateiverwaltung noch nicht zur Verfügung. Hier lassen sich die verwendeten PST-Dateien nur in der Ordnerliste erkennen. Ein Rechtsklick in den freien Bereich der Ordnerliste ruft das Kontextmenü auf in dem sich unter anderem die Menüpunkte „Persönliche Ordner Datei (.pst) öffnen…“ und „Persönlichen Ordner XYZ schießen“ finden, mit denen die aktiven PST-Dateien verwaltet werden können.

Optisch unterscheidet sich die Datendateiverwaltung in den unterschiedlichen Outlook Versionen leicht, die Funktionen sind jedoch immer die gleichen:

• Die in Outlook aktiven PST-Datei werden in einer Liste angezeigt.
• Über die Schaltfläche „Hinzufügen…“ kann eine existierende PST-Datei geöffnet und zu Outlook hinzugefügt oder eine neue PST-Datei erstellt werden
• Vorhandene PST-Dateien können entfernt werden.
• Die Eigenschaften der PST-Dateien können angezeigt werden.

Die Standard PST-Datei

Bei einem Blick in die Datendateiverwaltung fällt auf, dass hier eine PST-Datei besonders hervorgehoben wird. Dies ist die Datei, die Outlook als Standard-Datei nutzt. Die Aussage, dass Outlook mindestens eine und beliebig viele weitere PST-Dateien nutzt, muss daher konkretisiert werden:

In Outlook muss mindestens eine PST-Datei vorhanden sein, die als Standard-Datei genutzt wird. Neben dieser Datei können beliebig viele weitere PST-Dateien genutzt werden.

Wozu wird diese Standard-Datei benötigt?

Wie bereits gesagt speichert Outlook alle seine Hauptdaten (E-Mails, Termine, Kontakte, Notizen, etc.) in der PST-Datei. Sind mehrere PST-Dateien vorhanden kann jede dieser Dateien eigene E-Mails, Termine, Kontakte, Notizen, etc. enthalten.

Neben diesen Hauptdaten nutzt Outlook jedoch noch weitere Daten für die zum Teil die Standard-PST-Datei als Speicherort genutzt wird. Hierzu gehören z.B. die Filterregeln und die Kategorien. Hauptkriterium der Standard-PST-Datei ist jedoch, dass diese den Posteingang und den Postausgang enthält.

Alle eingehenden und ausgehenden E-Mails durchlaufen also in jedem Fall zuerst die Standard-PST-Datei. Von dort können Sie zwar in andere PST-Dateien kopiert oder verschoben werden (manuell oder automatisch durch Filterregeln), die erste Anlaufstelle ist jedoch immer der Posteingang in der Standard-PST-Datei. Entsprechend wird die Standard-PST-Datei in Outlook 2002 noch nicht mit dem Zusatz „Standard“ benannt sondern in der Datendateiverwaltung mit dem Kommentar „Nachrichtenübermittlungsort“ angezeigt.

Anders als die normalen PST-Dateien kann die Standard-PST-Datei Aufgrund dieser Sonderfunktionen nicht einfach geschlossen und somit aus Outlook entfernt werden. Um die Standard-PST-Datei zu entfernen muss zunächst die Rolle der Standard-Datei auf eine andere PST-Datei übertragen werden. Dies geschieht einfach über die Datendateiverwaltung. Beim nächsten Start von Outlook werden dann die Sonderfunktionen und Daten an die neue Standard-Datei übertragen. Die alte Standard-Datei ist nun zu einer normalen PST-Datei geworden und kann normal entfernt werden.

Zusammenfassend gilt für die Standard-PST-Datei also:

1. Während die „normalen“ PST-Dateien nur Hauptdaten enthalten werden in der Standarddatei auch weitere Daten gespeichert.
2. Die Standard-PST-Datei enthält den Posteingang und den Postausgang.
3. Die Standard-PST-Datei kann nicht aus Outlook entfernt werden.

• Vorheriger Artikel: Outlook 2003 Meldung „MAPI32.dll ist beschädigt“ unter Windows 7 beheben
• Nächster Artikel: Windows Update deaktiviert Windows Mail unter Windows 7